Невизуальная работа в среде Microsoft Excel: Работа с формулами

Учебный экспресс-курс работы в среде Microsoft Excel без помощи зрения и без задействования компьютерной мыши, написанный с учётом использования программ экранного доступа JAWS for Windows и NVDA.
Дата публикации:27.06.2010
Поделиться в Twitter Поделиться в F******k Поделиться в VKontakte Поделиться в Telegram

Помимо различных вариантов табличного представления данных, Excel также предоставляет пользователю возможность совершать с ними разнообразные расчёты. На основе данных из какого-либо диапазона ячеек, можно получить определённый результат вычислений по конкретным правилам, которые задаются "формулами".

Ввод формулы в Excel всегда должен начинаться со знака "=" (равно).

Практический пример:

В ячейку A1 введём строку
=2+3
После нажатия Enter, в этой ячейке будет отображаться результат вычислений по введённой формуле - число 5. Программы JAWS for Windows и NVDA, при наведении фокуса на ячейку A1, будут сообщать результат расчётов, а также говорить, что ячейка содержит формулу. Программа JAWS for Windows также может по команде CTRL+F2 прочитать непосредственно код формулы активной ячейки, а по CTRL+F2+F2 вывести её в отдельное диалоговое окно JAWS. Пользователю же, работающему с программой NVDA, для просмотра кода формулы надо будет перейти в режим редактирования ячейки по F2 и прочитать его стандартными приёмами.

Формула Excel может содержать не только константы, но и ссылки на другие ячейки, что делает возможным быстро подставлять разные значения в несколько формул посредством изменения содержимого лишь одной ячейки.

Практический пример:

В ячейку A3 введём следующую формулу:
=A1+B1
Теперь в ячейке A3 показывается сумма содержимого ячеек A1 и B1. Вписывая в эти две ячейки разные числа, можно увидеть, как автоматически их сумма будет выводиться в A3. Если эти ячейки не имеют содержимого, то это расценивается Excel как 0.

Если в процессе работы требуется обращаться к большому количеству таблиц, то порой удобно формировать их на разных листах Excel, а в ссылках на их ячейки указывать также лист. Для указания ссылки на ячейку, располагающуюся на другом листе рабочей книги, следует перед её названием писать название листа, а между ними ставить восклицательный знак, например:
ЛИСТ2!A1
Если название листа содержит пробелы, то его надо указывать в одинарных английских кавычках (апострофах), например:
'Объём продаж'!A1

Помимо стандартных знаков математических действий, формулы могут содержать встроенные "функции". Функция - это некий заранее запрограммированный алгоритм вычисления какой-либо величины. В Excel имеется множество встроенных функций для расчётов в различных областях: математике, статистике, экономике и прочих.

Шаблон вызова функции Excel выглядит так:
=имя_функции(аргумент_1;аргумент_2;…;аргумент_n)

То есть после знака равно следует написать имя функции и в круглых скобках указать её аргументы. Если аргументов несколько, то они разделяются знаком ";" (точка с запятой). В качестве аргумента функции может выступать не только константа или конкретная ячейка, но и диапазон ячеек или другая функция.

Практический пример:

В ячейках с A1 по A10 располагается некая выборка чисел, сумму которых требуется найти. Вариант формулы
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10
вполне допустим, но не является оптимальным. Более эффективным вариантом будет использование встроенной функции суммы чисел и указания в качестве её аргумента диапазона A1:A10, то есть
=СУММ(A1:A10)
К тому же если какая-нибудь из ячеек диапазона A1:A10 будет удалена, то в случае первой формулы будет выдаваться ошибка, а формула с использованием диапазона, а не прямого перечисления, будет по-прежнему работоспособна.

Следует учитывать, что при изменении значения ячейки, использующейся в качестве аргумента в каких-либо расчётах, будет сразу изменяться значение результирующей функции. Если функция была введена до заполнения всех ячеек, использованных в ней в качестве аргументов, то в качестве результата она может выдавать ошибку. Также следует обратить внимание на то, что в Excel для обозначения имён функций и координат ячеек используются буквы в верхнем регистре. Использование малых букв, особенно в старых версиях Microsoft Office, может приводить к ошибкам.

Если требуется применять одну и ту же формулу к нескольким диапазонам ячеек, то не обязательно прописывать её каждый раз отдельно, достаточно после первого раза выполнить на ячейке команду копирования (CTRL+C), а на остальных ячейках, где требуется её вторичное использование, выполнить команду вставки (CTRL+V). При этом Excel автоматически адаптирует диапазон - это называется относительная ссылка (относительная адресация). То есть в зависимости от расположения формулы Excel автоматически вычисляет ячейки, с которыми эта формула должна работать. Если аргументами формулы были ячейки столбца строго над самой формулой, то при копировании этой формулы в другое место адреса аргументов изменятся таким образом, что будут ссылаться на ячейки, расположенные в столбце строго над новым местом расположения формулы.

Практический пример:

Требуется рассчитать среднее арифметическое значение для трёх групп из трёх чисел. Для этого запишем каждую группу чисел на отдельной строке, таким образом, первая группа располагается в диапазоне A1:C1, вторая в A2:C2 и третья в A3:C3. В ячейке E1 запишем формулу
=СРЗНАЧ(A1:C1)
А далее после нажатия Enter выполним команду CTRL+C и, перейдя сначала на ячейку E2, а затем на ячейку E3, выполним на каждой команду CTRL+V. После этого можно проверить коды формул в ячейках E2 и E3, которые будут адоптированы для своих диапазонов, то есть соответственно
=СРЗНАЧ(A2:C2)
=СРЗНАЧ(A3:C3)

Конечно, не всегда Excel может правильно произвести адаптирование рабочего диапазона формулы при её копировании в другую ячейку, поэтому в случае сложных таблиц желательно проверить коды скопированных формул.

Однако может возничь ситуация, когда относительная адресация не нужна, то есть требуется, чтобы координаты ячеек-аргументов в формуле при копировании оставались неизменными. Чтобы сделать ссылки в формуле абсолютными, следует по F2 перейти в режим редактирования ячейки, содержащей формулу, и, встав курсором на адрес, который надо сделать абсолютным, нажать клавишу F4.

При однократном нажатии F4, перед буквенной и цифровой координатами будет установлен знак "$" (доллара); при двукратном нажатии F4, знак доллара будет установлен только перед цифровой координатой, а при трёхкратном нажатии F4, доллар будет поставлен только перед буквенной координатой. То есть в первом случае абсолютными станут оби координаты, во втором только вертикальная, а в третьем только горизонтальная координаты ячеек. После этой операции координаты ячеек, перед которыми поставлен знак доллара, не будут изменяться, где бы не находилась формула, и куда бы она не копировалась.

При фиксации обеих координат, будет получена абсолютная ссылка (абсолютная адресация), а при фиксировании лишь одной из координат - смешенная ссылка (смешенная адресация).

Среди встроенных функций Excel существуют такие, которые требуют в качестве аргумента один или несколько диапазонов. Эти функции называются "функциями массива". Результат их работы также должен помещаться не в одной, а в нескольких ячейках, составляющих непрерывный диапазон. Соответственно работа с такими функциями несколько отличается.

Чтобы получить корректный результат работы функции массива, надо встать в любую ячейку, которая в дальнейшем будет являться угловой для диапазона, составляющего ответ. Далее записать в эту ячейку формулу с использованием функции массива. После нажатия Enter появится информация об ошибке или единственное значение массива, относящееся к данной ячейке. Далее следует выделить диапазон ячеек, в который будет отображён ответ, нажать клавишу F2, а далее выполнить команду CTRL+Shift+Enter. После этого в выделенном диапазоне появится результат функции массива.

В Excel встроено несколько сотен функций. Разумеется, запомнить все их названия и требуемые аргументы крайне сложно. Поэтому для облегчения работы пользователя, в Excel есть специальный "Мастер функций".

Чтобы вставить какую-либо функцию при помощи Мастера функций следует на нужной ячейки выбрать пункт "Функция" из меню "Вставка" или нажать Shift+F3, в открывшемся диалоге выбрать функцию и в новом диалоге задать её аргументы. После этого функция будет прописана в активную ячейку с указанными параметрами. В окне диалога указания аргументов функции, в нижней его части, выводится краткая справка для каждого аргумента.

Все функции сгруппированы в несколько категорий. Диалоговое окно Мастера функций содержит два списка: список категорий и список функций, принадлежащих выбранной категории. Например, в первом списке можно выбрать раздел "Математические", тогда во втором списке появятся функции, относящиеся к математическим действиям. В нижней части окна Мастера выводится короткая справка для каждой выбранной функции. Для её прочтения придётся воспользоваться либо JAWS-курсором, либо экранным просмоторщиком NVDA. Также можно нажать на ссылку «Справка по этой функции», тогда подробная информация будет выведена в отдельном окне справочной системы, которое можно читать без особых проблем.

Также можно вводить имя функции вручную с клавиатуры, а аргументы указывать через специальную форму ввода. Для этого следует в активной ячейке написать знак равенства и имя функции, а затем нажать комбинацию CTRL+A. В открывшемся диалоге следует указать в соответствующих полях интересующие аргументы и нажать Enter. Заключение их в круглые скобки и разделение точкой с запятой произойдёт автоматически.

Часто приходится работать с большим количеством диапазонов на листе. Чтобы освободить себя от задачи постоянно держать в памяти их координаты, можно присвоить каждому диапазону или одной ячейке оригинальное имя, которое в последствие можно будет указывать в качестве аргумента функции. Для этого следует выделить требуемый диапазон, а потом в меню "Вставка", подменю "Имя" выбрать пункт "Присвоить" и в открывшемся диалоге написать имя и нажать Enter.

Практический пример:

Имеется матрица, находящаяся в диапазоне A1:E5, у которой требуется рассчитать её определитель. Это можно сделать либо просто посредством формулы
=МОБРЕД(A1:E5)
либо сначала присвоить диапазону A1:E5 имя "М1" через меню "Вставка", подменю "Имя", пункт "Присвоить", а потом воспользоваться формулой
=МОПРЕД(М1)

В последствие можно в диалоге "Перейти" (F5 или CTRL+G) клавишей Tab переместиться на список диапазонов и ячеек, обладающих оригинальным именем, и, выбрав вертикальными курсорными клавишами один из пунктов, перейти на этот участок листа посредством нажатия Enter.

Обратите внимание, что если до присвоения имени ячейки или диапазону их адреса уже использовались в какой-либо формуле, то после присвоения имени код формулы не изменится. Чтобы в формуле вместо координатного адреса появилось присвоенное имя, необходимо воспользоваться командой меню "Вставка", подменю "Имя", пункт "Применить". В появившемся диалоговом окне надо выбрать нужное имя и нажать Enter.



Распространение материалов сайта означает, что распространитель принял условия лицензионного соглашения.
Идея и реализация: © Владимир Довыденков и Анатолий Камынин,  2004-2023