Автор:	© Никита Цейковец
Дата публикации:	27.06.2010

Одним из главных преимуществ использования ЭВМ заключается в том, что выполнения ряда действий можно автоматизировать, передав их компьютеру. Excel также позволяет осуществить простейшие действия, требующие значительного времени для их выполнения вручную, за значительно более короткий срок при помощи некоторых встроенных функций автоматизации.

Заполнение однородными данными

Если требуется заполнить большой диапазон на рабочем листе Excel одинаковыми данными, например, одними единицами, то это можно выполнить намного быстрее, чем просто набором вручную.

Достаточно выделить интересующую область рабочего листа, затем ввести требуемые данные и нажать команду CTRL+Enter. При этом весь выделенный диапазон будет заполнен введённой информацией.

Если эта операция выполняется при использовании программы экранного доступа JAWS for Windows, то после нажатия CTRL+Enter JAWS произнесёт выделенный диапазон, а затем прочитает введённые данные столько раз, сколько ячеек было ими заполнено. Разумеется, при этом речь JAWS можно прервать нажатием клавиши CTRL. Если операция выполнялась при использовании программы NVDA, то она не будет сопровождена какими-либо специальными речевыми сообщениями screen reader-а.

Заполнение по прогрессии

Достаточно часто требуется заполнить большой диапазон ячеек не однородными данными, однако связанными друг с другом по конкретному правилу. Например, следует составить смету за январь, разделённую по дням. Это также не обязательно выполнять вручную. Чтобы автоматизировать этот процесс, следует сделать следующее:

• Выделить требуемый диапазон и установить для всех его ячеек соответствующий формат,
• В первой ячейке диапазона ввести начальное значение прогрессии,
• Повторить выделение диапазона, так как оно, скорей всего, снимится при выполнении предыдущего шага,
• В меню "Правка", подменю "Заполнить" выбрать пункт "Прогрессия",
• В открывшемся диалоге настроек используемой прогрессии задать требуемые параметры и нажать на кнопку "ОК".

Практический пример:

Требуется в столбик перечислить все дни 2010 года. Для этого нажимаем F5 и в диалоге "Переход" указываем A1:A365, чтобы выделить рабочий диапазон. Затем нажимаем CTRL+1 и во вкладке "Число" выбираем формат "Дата" и нажимаем на кнопку "ОК", для применения этого формата ко всему диапазону. Теперь в ячейке A1 вводим первое значение, то есть "01.01.2010" (без кавычек). Потом снова через диалог "Переход" выделяем диапазон A1:A365. Далее в меню "Правка", подменю "Заполнить" выбираем пункт "Прогрессия". В открывшемся диалоге настроек прогрессии нас полностью устраивают значения по умолчанию, поэтому просто доходим до кнопки "ОК" и нажимаем на неё. Теперь диапазон A1:A365 заполнен последовательным перечислением дат всех дней 2010 года.

Действия в рассмотренном выше примере не являются единственно правильным вариантом выполнения задания. Например, можно было выделять весь столбец A по комбинации CTRL+Space, а далее в диалоге настроек прогрессии в поле "Предельное значение" указать 31.12.2010. При этом Excel заполнял бы прогрессией весь диапазон A1:A65536, но, дойдя до значения 31.12.2010, указанного в качестве предела, остановился. В ряде случаев, это даже более правильно, так как исключает потенциальную возможность утери триста шестьдесят шестого дня, если вы забыли, что год является високосным. Также, если бы нас интересовал только каждый второй день года, то в поле "Шаг" следовало бы указать 2, а не 1. Таким образом, Excel предоставляет возможность довольно гибких настроек прогрессии.

Специальная вставка

"Специальная вставка" - это одна из функций Excel, которая предоставляет ряд возможностей по оптимизации процесса работы с данными.

Автозаполнение одинаковыми формулами

Данный метод будет полезен, если требуется применить одинаковую формулу к некоторому множеству отдельных диапазонов. Оптимизация данной задачи уже рассматривалась в предыдущем разделе, но если речь идёт о применении одинаковой формулы не для трёх-пяти ячеек, а, например, для тридцати или более, то ручная вставка формулы из буфера обмена также является довольно долгим процессом. Чтобы ускорить этот процесс следует выполнить следующие действия:

• В одной из ячеек ввести формулу,
• Скопировать данные этой ячейки в буфер обмена,
• Выделить диапазон ячеек, в которых требуется использовать данную формулу,
• Выбрать пункт "Специальная вставка" в меню "Правка",
• В открывшемся диалоге выбрать "Формулы" и нажать кнопку "ОК".

Практический пример:

Имеется ведомость успеваемости студенческой группы из 30 человек по результатом пяти контрольных работ. Требуется рассчитать и вывести в отдельном столбце средний бал для каждого студента. Для этого в диапазоне A1:A30 приводится список всех студентов, а в пяти последующих ячейках строки указываются балы за каждую контрольную работу текущего студента. Далее в ячейке H1 пишется формула
=СРЗНАЧ(B1:F1)
которая рассчитывает средний бал для первого студента. Теперь следует по CTRL+C скопировать в буфер обмена содержимое этой ячейки. Далее надо выделить диапазон H2:H30 и в меню "Правка" выбрать пункт "специальная вставка". В открывшемся диалоге выбрать вариант "Формулы" и нажать на кнопку "ОК". После этого формула будет написана во всех ячейках диапазона H1:H30, причём её аргументы будут автоматически адоптированы для студента текущей строки. Таким образом, довольно быстро в столбце H мы вывели средний бал для каждого студента, что и требовалось.

Вставка по значению

Часто результат обработки большого числа данных удобно вынести на отдельный лист. Однако если просто скопировать в буфер обмена ячейки с формулами, а затем вставить содержимое буфера в таблицу на другом листе, то вместо чисел в ячейках появятся либо нули, либо сообщения об ошибках. Чтобы корректно перенести значения вычислений тех или иных формул на другой лист следует выполнить следующие действия:

• Выделить все ячейки, значение которых требуется импортировать на другой рабочий лист,
• Установить системный фокус на место их импортирования и в меню "Правка" выбрать пункт "Специальная вставка",
• В открывшемся диалоге выбрать вариант "Значения" и нажать на кнопку "ОК".

Теперь на месте, где мы выполняли специальную вставку, появятся корректные результаты вычислений формул.

Встроенные списки

В Excel имеется четыре вида встроенных списков стандартных значений, которыми можно воспользоваться, чтобы не тратить время на их самостоятельное оформление:

1. Полные названия дней недели (понедельник, вторник, среда и т. д.),
2. Двухбуквенные сокращения названий дней недели (пн, вт, ср и т. д.).
3. Полные названия месяцев года (январь, февраль, март… и т. д.),
4. Трёхбуквенные сокращения названий месяцев года (янв, фев, мар и т. д.),

Если требуется один из подобных списков, то его можно не набирать вручную, а проделать следующие действия:

• В первой ячейке предполагаемого диапазона указать начальное значение списка,
• Выделить требуемый диапазон,
• В меню "Правка", подменю "Заполнить" выбрать пункт "Прогрессия",
• В открывшемся диалоге среди вариантов прогрессий выбрать радиокнопку "Автозаполнение" и нажать на кнопку "ОК".

Excel автоматически заполнит выделенный диапазон соответствующим списком данных в стандартном порядке, начав с того значения, который вы укажите в первой ячейке.

Пользователь также имеет возможность создать собственный встроенный список, по которому в последствие сможет быстро заполнять диапазоны через автоподбор прогрессии. Для этого следует выполнить следующее:

• В диалоговом окне пункта "Параметры" вкладки меню "Сервис" надо перейти на вкладку "Списки",
• В перечне существующих списков следует выбрать первый пункт "Новый список",
• В поле ввода через запятую ввести элементы пользовательского списка,
• По завершению ввода всех значений списка следует нажать на кнопку "Добавить".

Эта возможность Excel может быть полезна, если пользователь часто работает с какой-либо специфической последовательностью данных, автоматизация ввода которой может увеличить его производительность. Причём элементы списка могут состоять не только из одного слова, но и содержать пробелы.