Автор:	© Никита Цейковец
Дата публикации:	27.06.2010

В случае работы с таблицами, обладающими большим объёмом данных, часто требуется отсортировать содержимое, а также как-то ускорить работу с их информационным наполнением.

Сортировка данных

Часто данные в своём первоначальном виде представлены в хаотичном порядке, то есть не являются отсортированными положенным образом. Чтобы не заниматься их сортировкой вручную, можно воспользоваться специальной функцией Excel.

Для этого следует установить системный курсор на ячейку таблицы, данные которой требуется отсортировать и выбрать пункт "Сортировка" из меню "Данные". В открывшемся диалоге пользователь может задать выполнение операции по любым трём полям таблицы. Сразу после открытия этого диалога, фокус находится в первом поле ввода. Здесь следует выбрать или просто вписать название первого поля, по значениям которого будет осуществляться сортировка. Сразу после этого поля идёт группа из двух радиокнопок, где можно указать направление сортировки: "По возрастанию" или "По убыванию". После этого идёт две аналогичные пары элементов диалога, где можно выбрать ещё два дополнительных поля для сортировки и задать направление. Если выполняется сортировка текстовых данных, то направление отвечает за выстраивание либо в прямом, либо в обратном алфавитном порядке. После трёх пар аналогичных элементов управления для задания правил сортировки по трём полям таблицы, идёт ещё одна группа радиокнопок, которая определяет, следует ли включать первую строку диапазона в сортировку или она является строкой заголовков и, соответственно, её нельзя включать в число обрабатываемых строк. По умолчанию установлено, что первая строка содержит заголовки полей и не будет участвовать в сортировке.

В диалоговом окне сортировки также имеется кнопка "Параметры", нажав на неё, можно открыть меню дополнительных настроек. Здесь можно задать сортировку либо с учётом регистра, либо без, а также указать, как именно производить сортировку: по строкам или по столбцам. По умолчанию сортировка производится по строкам, то есть строки сортируются в зависимости от значений одного или нескольких столбцов. Во втором случае, столбцы будут сортироваться в зависимости от значений одной или нескольких строк.

Практический пример:

Имеется некая таблица, содержащая три вида данных: перечень фамилий, имён и годов рождения. Если задать сортировку только по первому полю (фамилии), то в каталоге люди-однофамильцы будут идти подряд, но Иванов Семён может оказаться выше Иванова Александра. Если же задать сортировку по первому полю (фамилии), а также по второму полю (имени), то Ивановы также будут выстроены в правильном порядке относительно их имён. Однако может получиться, что три Ивановых Александра, родившиеся в разные годы, будут идти в случайном порядке. Если же задать сортировку по первому полю (фамилии), далее по второму полю (имени), а в конце по третьему полю (году рождения), то список людей будет сначала сортироваться по фамилиям, далее однофамильцы будут сортироваться между собой по именам, а тёски будут сортироваться между собой по признаку года рождения.

Поиск данных

Поиск данных по электронной таблице Excel осуществляется при помощи наложения так называемых "фильтров", то есть наборов определённых критериев. Для работы с фильтрами Excel требуется, чтобы обрабатываемая таблица имела строку заголовков. Если она отсутствует, необходимо добавить новую верхнюю строку и указать заголовок для каждого столбца.

Для активации функции "Автофильтр", требуется, находясь курсором в таблице, в меню "Данные", в подменю "Фильтр" нажать на пункт "Автофильтр". Это действие не открывает какое-либо диалоговое окно, а лишь отмечает данный пункт меню, включая эту функцию.

После включения Автофильтра визуально в каждой ячейке строки заголовков появится значёк в виде небольшой стрелки вниз, информирующий о том, что в ней можно открыть специальное меню Автофильтра. Меню Автофильтра открывается командой Alt+DownArrow, для закрытия меню, без выбора какого-либо пункта, служит команда Alt+UpArrow. Это меню содержит следующие пункты:

• Сортировка по возрастанию,
• Сортировка по убыванию,
• Все,
• Первые 10,
• Условие.

Ниже в алфавитном порядке идут все значения текущего столбца. Если какое-либо значение в столбце повторяется, в этом меню оно будет отображено лишь один раз.

Практический пример:

Имеется большой список людей, часть из которых обладает одинаковыми фамилиями, а среди однофамильцев также встречаются тёски. Пользователю же требуется найти конкретного Иванова Ивана Ивановича. Для этого, стоя курсором на любой ячейке этой таблицы, выбираем пункт "Автофильтр" из меню "Данные", подменю "Фильтр". Далее на заголовке первого столбца с фамилиями нажимаем Alt+DownArrow и среди перечня значений текущего столбца выбираем клавишей Enter значение "Иванов". Теперь в таблице показаны только люди с этой фамилией. Далее переходим курсором на заголовок столбца с именами и также нажимаем Alt+DownArrow. В открывшемся меню клавишей Enter выбираем значение "Иван". Теперь в таблице отображаются только люди с фамилией Иванов и именем Иван. Среди которых намного проще отыскать человека с отчеством Иванович.

Пользователь программы экранного доступа JAWS for Windows также может попасть в общее меню Автофильтра посредством команды CTRL+Shift+A.

Если применение Автофильтра к таблице больше не требуется, то можно либо последовательно в его меню на заголовках всех столбцов выбрать пункт "Все", либо просто отключить эту функцию нажатием на пункт "Автофильтр" в меню "Данные", подменю "Фильтр".

Для указания более сложных критериев фильтра, в меню Автофильтра следует выбрать пункт "Условие". При этом откроется диалоговое окно "Пользовательский автофильтр". Сразу после открытия окна, фокус находится в поле ввода, где следует ввести критерий поиска. В качестве критерия может выступать текстовая строка или число. Можно перейти в список модификаторов критерия. Список содержит следующие операторы:

• Равно,
• Не равно,
• Больше,
• Больше или равно,
• Меньше,
• Меньше или равно,
• Начинается с,
• Не начинается с,
• Заканчивается на,
• Не заканчивается на,
• Содержит,
• Не содержит.

Данное диалоговое окно также содержит группу из двух радиокнопок: "и" и "или". При их помощи можно задать, что будут отбираться либо все записи, текущее поле которых обязательно содержит оба введённых условия (при использовании "и"), либо любое из введённых условий (при использовании "или"). Например, для числового поля можно сформировать следующий запрос: "больше или равно 50 и меньше или равно 100", то есть числа из интервала [50; 100]