Автор:	© Никита Цейковец
Дата публикации:	27.06.2010

В зависимости от потребностей пользователя, Excel предоставляет несколько вариантов ввода данных в таблицы.

Прямой ввод

Данные можно вводить просто перемещаясь по листу и набирая в ячейки ту или иную информацию. При этом перемещаться можно не только посредством курсорных клавиш, но так же при помощи клавиш Tab и Enter. Клавишу Tab удобно использовать для заполнения строки, так как после её нажатия фокус перемещается к следующей ячейке в текущей строке. А клавишу Enter имеет смысл использовать в конце заполнения строки, так как при её нажатии фокус переместиться на нижестоящую строку. При нажатии клавиш Tab и Enter в сочетании с Shift, будет происходить обратное действие, то есть переход на предыдущую ячейку в горизонтальном и вертикальном направлении соответственно.

Обратите внимание, что смешивание использования курсорных клавиш и клавиш Tab и Enter не рекомендуется, так как при нажатии клавиши Enter в конце текущей строки таблицы фокус переместится на новую ячейку под первым столбцом, но произойдёт это только в том случае, если перемещения по ячейкам текущей строки происходило с помощью клавиши Tab, если же в какой-либо момент вместо Tab было нажато RightArrow, фокус опустится на новую строку, но, скорей всего, не окажется под первым столбцом.

Ввод при помощи формы

Если требуется ввести достаточно большой объём однородных данных, то эффективнее использовать специальную "форму". Для начала следует также в верхней строке таблицы указать шапки её столбцов, причём для этих ячеек желательно установить текстовый формат, чтобы форма Excel правильно распознала их как поля с названиями, а не с данными. Далее следует установить фокус на строку заголовков и выбрать пункт "Форма" из меню "Данные".

Возможно, при вызове формы Excel задаст вопрос о том, следует ли считать первую строку данной области в качестве строки заголовков. Это может произойти в том случае, если формат строки заголовков не был им правильно распознан. На данный вопрос следует ответить утвердительно.

Окно формы содержит группу полей редактирования и несколько кнопок. Число полей редактирования соответствует количеству столбцов таблицы. Перемещение между этими полями осуществляется при помощи команд Tab и Shift+Tab.

Сразу после открытия формы каждое поле заполнено значением соответствующей ячейки первой записи, то есть заголовком столбца. Чтобы подготовить форму к вводу очередной записи, следует нажать Enter. Это очистит поля редактирования и добавит их содержимое в таблицу, а фокус окажется на первом поле.

Для работы с формой служат следующие клавиатурные команды:

• Предыдущая запись - UpArrow,
• Следующая запись - DownArrow,
• Переход к первому полю следующей строки - Enter,
• Переход к первому полю предыдущей строки - Shift+Enter,
• На десять строк ниже - PageDown,
• На десять строк выше - PageUp,
• Переход к первой ячейке текущей строки - CTRL+PageUp,
• Переход к первой пустой ячейки текущей строки - CTRL+PageDown.

Разумеется, введённые данные можно редактировать. Для этого следует при помощи вышеприведённых команд перейти к нужной записи, изменить её и нажать клавишу Enter, для подтверждения изменений. Для удаления записи следует воспользоваться соответствующей кнопкой, до которой предварительно следует дойти при помощи клавиши Tab.

Помимо ввода и редактирования, форма предоставляет и функцию фильтра данных. Для этого следует дойти табулятором до кнопки "Критерии" и активировать её пробелом (при этом название кнопки поменяется на "Правка"). Теперь в любое из полей (или в несколько полей одновременно) требуется ввести предположительное значение, которое требуется отыскать в соответствующем столбце таблицы. Просмотреть результаты поиска с использованием фильтра можно при помощи кнопок "Назад" и "Далее", также доступных при перемещении табулятором.

Обратите внимание, что при работе с результатами фильтра надо использовать именно кнопки "Назад" и "Далее", так как именно они пролистывают список записей, удовлетворяющих условию фильтра. Курсорные клавиши всегда пролистывают список всех записей без учёта критерия фильтрования.

Excel также позволяет осуществлять поиск данных по шаблону, то есть при использовании "масок поиска" и некоторых служебных выражений. Доступны следующие варианты:

• ? (знак вопроса), его можно ставить вместо любого символа. Например, по шаблону "бар?н" могут быть найдены слова "баран, барин, барон".
• * (звёздочка), её можно ставить вместо любого числа символов. Например, по шаблону "Иван*" могут быть найдены фамилии "Иванов, Иванова, Ивантеев, Ивантьев".
• ~ (тильда), использование этого знака оправдано, когда требуется найти сами знаки "*" (звёздочка) и "?" (Знак вопроса). пВ этом случае, перед ними в поле ввода надо поставить тильду , например, "~*".
• Если требуется отфильтровать какие-либо числовые данные, то в качестве критерия поиска можно записать, например, "> 30" или "<= 10" (без кавычек).

Чтобы закрыть форму, следует нажать кнопку "Закрыть" или клавишу Escape.

Вставка даты и времени

Часто в электронную таблицу требуется добавить информацию о дате или времени. При этом ячейка, содержащая эту информацию, должна иметь соответствующий формат, иначе Excel не будет корректно обрабатывать её содержимое.

Для быстрой вставки в активную ячейку даты, следует использовать команду CTRL+; (точка с запятой), а для быстрой вставки времени - CTRL+Shift+; (точка с запятой).

Нюансы текстового ввода

Для ввода текстовой информации в активную ячейку, следует просто набрать её на клавиатуре. Если непосредственно при вводе текста была допущена ошибка, то последний набранный символ можно удалить клавишей BackSpace. Однако если требуется более тонкое изменение содержимого ячейки, то следует, стоя на ней, нажать клавишу F2, для перехода в режим редактирования, что было описано ранее. Для очистки содержимого ячейки, следует сделать её активной и нажать клавишу Delete, также эту операцию можно применять и к нескольким ячейкам одновременно, предварительно их выделев. Если начать набирать текст поверх заполненной ячейки, не перейдя в режим редактирования по F2, то новые данные полностью заменят ранее содержащиеся.

При работе с таблицами Excel без зрительного контроля, пользователь должен учитывать следующий момент:

Каждая ячейка обладает определёнными фиксированными размерами. Таким образом, в её видимую часть большой текст может не поместиться, однако и JAWS for Windows и NVDA будут читать всё содержимое. При этом не поместившаяся часть данных может либо обрезаться и будет отсутствовать на экране, либо, если следующая ячейка на строке не занята, наслоиться на неё, что в любом случае, визуально будет выглядеть плохо. Причём ситуация усугубляется тем, что если забыть о подобной возможности, то данные огрехи форматирования никак себя не проявят в процессе работы с Excel при помощи программ экранного доступа, они будут заметны только визуально. Отследить такие случаи пользователь программы NVDA может только при помощи экранного просмоторщика, а пользователь JAWS for Windows либо при помощи JAWS-курсора, либо посредством команды Insert+Tab+Tab на определённой ячейки. Экранный просмоторщик и JAWS-курсор будут просто читать таблицу так, как она выглядит на экране, то есть не дочитывая обрезанные части строк. Если же при использовании JAWS на какой-то ячейке нажать Insert+Tab+Tab, то в диалоговом окне будет выведена сводная информация по данной ячейке. Помимо прочего, здесь также может присутствовать, например, такая фраза: "перекрывает справа возле C1". Это означает, что содержимое ячейки не помещается в её видимых границах, и оно наслоилось на последующую ячейку B1, так как она была пуста. Если бы в B1 присутствовал какой-либо текст, то не поместившееся содержимое A1 просто бы было обрезано. В этом случае в данном диалоге было бы сообщение: "обрезано справа на B1".

Для исправления подобных ошибок в форматировании таблицы, следует выделить всё её содержимое и в меню "Формат" в подменю "Строка" и "Столбец" использовать функции автоподбора высоты и ширены. Это выравнит сетку таблицы по её содержимому и устранит наслоение и обрезание данных в ячейках.

Также для решения проблемы форматирования большого текста в ячейке можно воспользоваться функцией "Автоформат" (меню формат, пункт "Автоформат"), но и здесь имеются свои нюансы. Например, если ячейка содержит длинную строку текста, то Excel может растянуть табличную сетку таким образом, что на экране в горизонтальном направлении будет помещаться только одна ячейка. Для решения этой проблемы следует произвести следующие действия:

• В активной ячейке набрать первые несколько слов текста,
• Применить к этой ячейке автоформат,
• Перейти в режим редактирования для продолжения набора текста и в конце набрать команду Alt+Enter для разрыва строки,
• После чего ввести оставшийся текст и нажать Enter.

При этом ширена ячейки будет равна длине текста до разрыва строки, а весь остальной текст будет автоматически переноситься на новую строку с учётом этих размеров области. При этом данное форматирование будет применено ко всем ячейкам строки и столбца, на пересечении которых находится активная ячейка.

Обратите внимание, что в отличие от Microsoft Word, в Microsoft Excel разрыв строки ставится именно командой Alt+Enter, а не Shift+Enter, так как Shift+Enter в Excel переводит фокус на вышестоящую ячейку.

Порой требуется объединить несколько ячеек Excel в одну, например, если надо создать для одной или нескольких таблиц единый заголовок. Для выполнения этой операции следует произвести следующие действия:

• Выделить непрерывный диапазон, который требуется объединить в одну ячейку,
• В меню "Формат" выбрать пункт "Ячейки" или нажать команду CTRL+1,
• В открывшемся диалоге на вкладке "Выравнивание" отметить флажок "Объединение ячеек" и подтвердить операцию нажатием на кнопку "ОК".

Практический пример:

При объединении диапазона ячеек A1:C1, они будут считаться одной, но будут занимать экранную область, равную трём ячейкам. То есть режим редактирования по F2 будет изменять содержимое всей области A1:C1, и она будет обладать единым форматом, а при перемещении по листу снизу вверх фокус будет попадать в неё из всех трёх ячеек: A2, B2 и C2. При этом программа JAWS for Windows будет произносить "Объединённые ячейки от A1 до C1", а программа NVDA называть её ячейкой A1, то есть просто по имени самой левой верхней ячейки.

Как и в Microsoft Word, в Excel можно изменять шрифт и начертания текста в ячейки, для чего служат следующие клавиатурные команды:

• Полужирный - CTRL+B,
• Курсивный - CTRL+I,
• Подчёркнутый - CTRL+U,
• Перечёркнутый - CTRL+5.

Для получения информации об текущих атрибутах текста в программе JAWS for Windows следует нажимать команду Insert+F, а в программе NVDA - NVDA+F.

Гиперссылки

Excel позволяет в любой ячейке указать не только какие-либо текстовые или числовые данные, но и гиперссылку на любой файл или URL-адрес. При клике на такую ссылку, объект, на который она указывает, откроется в предназначенном для этого приложении Windows.

Для добавления гиперссылки, следует ввести её текст, а затем либо в меню "Вставка" выбрать пункт "Гиперссылка", либо нажать команду CTRL+K. В открывшемся диалоге следует ввести путь к объекту или URL-адрес. В дальнейшем, для открытия ссылки следует навести фокус на её ячейку и в контекстном меню выбрать пункт "Открыть гиперссылку".

Обыкновенные дроби

Помимо десятичных дробей Excel позволяет работать с обыкновенными дробями. Например, в ячейку можно ввести "1 2/3", то есть "одну целую и две третьих". Excel может выполнять действия и выдавать итоговый результат именно в таком формате. Однако следует всегда помнить, что обыкновенная дробь состоит из двух частей: целой и дробной. Если у числа целая часть отсутствует, то её всё равно надо ввести, используя цифру 0. Например, "0 1/5", то есть "одна пятая".