Автор:	© Константин Бруль
Дата публикации:	2005

Текстовый редактор Microsoft Word

Урок 4: Поиск, замена, переход, параметры, правописание, макросы

Поиск и замена

Поиск по контексту в документе Word

Мы уже рассматривали с вами диалог поиска Windows по папкам и файлам. Если помните, там можно было задавать текст, который должен присутствовать в искомом файле.

Word тоже имеет свой собственный диалог поиска внутри документа по контексту. Диалог поиска Word можно вызвать из меню "Правка" или при помощи комбинации "Control+F" (по-английски "искать" звучит как "find"). Рассмотрим структуру окна диалога поиска Word.

Диалог называется "Поиск и замена". Это потому, что в этом трёхстраничном диалоге объединены поиск, поиск с заменой и переход по тексту. Всё это мы рассмотрим в данном уроке.

А при нажатии "Control+F" мы попадаем на вкладку "Поиск" раскрывшегося диалога "Поиск и замена". Курсор находится в окошке с именем "Найти" и ускорителем "и". Это окошко - комбинированный список с возможностью редактирования или просто строка редактирования с памятью. Здесь нужно задавать искомый текст, который ещё называют контекстом поиска. Текст можно вводить либо прямо с клавиатуры, либо из буфера обмена. А в памяти строки редактирования хранятся тексты или контексты поиска, которые мы искали до этого. Их можно перебирать "Стрелкой Вниз", раскрыв комбинированный список. Затем нужно свернуть комбинированный список нажатием "Enter", а выбранный текст редактировать и использовать для новых поисков.

Контекст поиска не обязательно должен содержать целые слова. Можно искать по частям слов. Можно искать целую фразу из нескольких слов. Например, для поиска слова "мама" можно задать контекст поиска "мам" или даже "ам". Первое слово фразы может быть неполным спереди, а последнее - неполным сзади. Например, для поиска текста "Иван Петрович Сидоров" можно задать контекст "ан Петрович Сидор".

В нижней части окна есть 3 управляющие кнопки:

• "Больше",
• "Найти далее",
• "Отмена".

Кнопка "Найти далее"

Кнопка "Найти далее" назначена в диалоге поиска кнопкой по умолчанию. Когда контекст поиска задан, нужно нажать эту кнопку явно, при помощи ускорителя или через нажатие "Enter". После этого либо будет найден искомый текст, либо Word выдаст сообщение о том, что текст не найден.

Если искомый текст найден, Word показывает на экране строку с этим текстом, причём искомый текст в этой строке выделен. Но диалог поиска не закрыт. Это для того, чтобы мы могли продолжить поиск, если найденная строка нам не подходит. Как же в таком случае нам прочитать найденную строку?

Для этого в JAWS предусмотрена специальная комбинация "Insert+C" ("искать слово в контексте"). При выдаче этой команды JAWS прочитает нам найденную строку документа и дополнительно поместит JAWS-курсор в начало выделенного текста. Это даёт нам возможность при необходимости переключиться на JAWS-курсор и обследовать найденную строку и прилегающие строки без выхода из диалога поиска.

Если найденная строка - это не то, что мы ищем, мы просто нажимаем "Alt+Й", чтобы нажать кнопку "Найти далее". И затем снова читаем следующую найденную строку по комбинации "Insert+C". И так до тех пор, пока не найдём нужную строку или не дойдём до конца документа.

Если мы не нашли то, что искали, то этого текста либо нет в документе, либо мы неправильно задали контекст поиска, либо неправильно задали направление поиска. В этом случае необходимо сменить контекст поиска и повторить поиск с начала документа.

Заметьте, что все эти действия можно производить, не закрывая диалог поиска. Только когда мы найдём нужную строку в тексте, мы закроем диалог поиска нажатием "Escape" и перейдём вместе с системным курсором к найденной строке.

Не забывайте только, что найденный контекст пока ещё выделен. Поэтому нажатие любой буквы, цифры или пробела приведёт к замене выделенного в строке контекста на эту букву, цифру или пробел. Поэтому сразу после закрытия диалога поиска нужно снять выделение нажатием любой курсорной клавиши.

Кнопка "Больше"

Если нажать кнопку "Больше", окно диалога поиска увеличится в два раза и нам будут доступны дополнительные элементы управления диалогом поиска или режим расширенного поиска. В то же время название кнопки поменяется со слова "Больше" на слово "Меньше". Как вы уже, конечно, догадались, нажатие кнопки "Меньше" вернёт упрощённый вид диалога поиска или режим обычного поиска.

Дополнительные настройки поиска следующие.

• Можно задавать направление поиска вперёд по документу, назад по документу или от начала до конца документа. При обычном поиске осуществляется только поиск вперёд по документу, начиная с текущей позиции системного курсора.
• Можно задать режим, в котором Word при поиске текста будет различать большие и маленькие буквы. По умолчанию этот режим отключен. Поэтому мы можем задавать контекст поиска, например, всеми маленькими или всеми большими буквами.
• Можно задать режим, при котором Word будет рассматривать заданный нами контекст, как целое слово. Тогда Word будет отбрасывать более длинные слова, которые включают наш контекст в себя целиком. Например, при задании контекста поиска "люби" не будут находиться слова "любитель" и "разлюбить", а будет искаться только глагол "люби". При обычном поиске работает режим поиска по частям слов.

Ещё расширенный формат диалога поиска содержит две кнопки меню: "Формат" и "Специальный". Это не совсем обычные кнопки. Они действуют, как элементы меню. То есть, при нажатии "Enter" или "Стрелки Вниз" раскрывается вертикальное меню, из которого мы можем выбрать нужный нам пункт и нажать "Enter" для его активации.

При раскрытии кнопки "Формат" мы можем, например, выбрать поиск текста, набранного определённым шрифтом, определённого размера и начертания (всё, что задаётся в диалоге "Шрифт"). Или можем выбрать поиск абзаца с определёнными параметрами форматирования (всё, что задаётся в диалоге "Абзац"). Или выбрать поиск текста на определённом языке" и так далее.

При раскрытии кнопки "Специальный" мы можем выбрать один из невидимых специальных символов, таких как "разрыв строки", "разрыв абзаца", "разрыв страницы". После выбора спецсимвол будет добавлен к контексту поиска в виде двух символов, первым из которых является символ "крышка", а второй кодирует спецсимвол. Например, "конец абзаца" записывается в контексте поиска как "^p", а "разрыв строки" - как "^l", и так далее. После этого Word сможет искать невидимые символы или комбинации обычных и невидимых символов.

Поиск с заменой

В меню "Правка" есть пункт "Заменить". При его выборе диалог "Найти и заменить" открывается на вкладке "Заменить". Эта вкладка отличается от вкладки "Найти" наличием ещё одного окошка, тоже строки с памятью, под названием "Заменить на" и ускорителем "ь" (мягкий знак). Ещё в диалоге поиска и замены присутствуют две новые кнопки: "Заменить" и "Заменить все".

В строке "Заменить на" задаётся текст, который заменит в найденной строке контекст поиска.

Строку с искомым текстом Word находит при нажатии кнопки "Найти далее". Контекст поиска в найденной строке замещается текстом из окошка "Заменить на" при нажатии кнопки "Заменить".

При нажатии кнопки "Заменить все" осуществляется поиск и замена контекста поиска из строки "Найти" на заменяющий текст из строки "Заменить на", от текущей позиции курсора до конца документа. После выполнения этой работы Word сообщит нам, сколько произведено в тексте замен. А курсор останется в той же позиции, с которой начинался поиск с заменой в момент нажатия кнопки "Заменить все", давая нам возможность тут же проделать другие поиски с заменами, не выходя из диалога поиска и замены.

Переход по тексту внутри документа

Выбор пункта "Перейти" из меню "Правка" раскрывает диалог "Найти и заменить" на последней вкладке под названием "Перейти". Рассмотрим управляющие элементы этой вкладки.

В списке под названием "Объект поиска" и ускорителем "ъ" (твёрдый знак) задаётся объект, к которому мы хотим перейти. Это может быть строка, страница, закладка, заголовок и многое другое.

Следующее окошко всё время меняет своё название и тип. Неизменным остаётся только первое слово "Введите" в названии этого окошка и ускоритель - буква "в".

Если мы хотим перейти к строке, странице или заголовку, то название уточняющего окошка звучит как "Введите номер строки", или "Введите номер страницы", или "Введите номер заголовка", а само окошко является строкой редактирования.

Если же мы хотим перейти к закладке, то название уточняющего окошка меняется на "Введите имя закладки", а само окошко превращается в комбинированный список с возможностью редактирования. Раскрыв этот список, можно выбрать имя закладки из списка имён всех закладок документа.

Дальше идут три управляющие кнопки: "Назад", "Далее" и "Закрыть". Но это, если мы ищем, например, заголовок. Тогда мы можем долго ходить вперёд и назад по заголовкам документа, нажимая кнопки "Далее" и "Назад". А если мы переходим к строке или странице с определённым номером, то кнопка "Назад" блокируется, а кнопка "Далее" меняет название на "Перейти".

Между уточняющей строкой и кнопками есть несколько строчек информационного текста, в котором написано, что можно переходить не только к строке и странице с определённым номером, но и перемещаться на несколько строк или страниц вперёд или назад. В этом случае перед числом пропускаемых строк или страниц нужно ставить символ "плюс" или "минус".

Поначалу выполнение перехода будет казаться весьма сложным и запутанным. Но постепенно вы освоите его и оцените всю его мощь.

К сожалению, при работе с вкладкой "Перейти" нельзя использовать комбинацию "Insert+C", так как при переходе не происходит выделения текста в найденной строке.

Диалог настройки параметров Word

У большинства программ есть меню "Сервис", а в нём есть пункт "Параметры" или пункт "Настройка". Именно этими командами запускаются многостраничные диалоги настройки параметров программы, содержащие всевозможные переключатели, списки, ползунки и строки редактирования, с помощью которых задаются режимы работы данной программы.

Word, как хорошая и добротная программа, соблюдает все эти традиции. В меню "Сервис" имеется пункт "Параметры", который запускает десятистраничный диалог настройки параметров Word. Имена вкладок не имеют подчёркнутых букв-ускорителей и расположены в две строки, переходить между которыми можно вертикальными стрелками, находясь в строке имён вкладок. Либо для перемещения по вкладкам нужно пользоваться комбинациями "Control+Tab" и "Control+Shift+Tab".

Табулируя по вкладкам, вы можете прочитать быструю справку для всех элементов управления этих вкладок, нажимая комбинацию "Shift+F1". Основные для нас параметры находятся на вкладках "Общие" и "Вид". Поэтому их нужно изучить в первую очередь. Остальные вкладки можно изучать постепенно, по мере необходимости.

Обращу ваше внимание только на несколько переключателей. Один из них называется "Подтверждение преобразования при открытии" и находится на вкладке "Общие". Он должен быть установлен. Тогда при открытии файла с расширением, отличным от "doc", вы сможете выбрать между кодировками "Только текст" и "Текст ДОС". В противном случае все файлы с расширением "txt" Word будет рассматривать как файлы в кодировке "Только текст", и вы потеряете возможность работать с ДОСовскими файлами при помощи Word.

Остальные интересующие нас переключатели находятся на вкладке "Вид". Например, здесь находится группа переключателей-флажков под групповым именем "Знаки форматирования". Но Джоз может и не читать группового имени. Сами переключатели называются "Знаки табуляции", "Знаки абзацев", "Пробелы", "Мягкие переносы", "Скрытый текст" и "Все". При установке этих переключателей на экране становятся видны скрытые в обычном состоянии невидимые символы конца строки, конца абзаца, табуляции и даже специальным символом, похожим на точку, обозначаются пробелы. Если установить переключатель "Все", то эти скрытые символы проявятся все сразу. Тогда Джоз начнёт читать скрытые символы. Иногда это нужно для тонкого форматирования текста.

Бывает, что эти флажки устанавливаются как бы сами собой. Тогда Вы начинаете слышать о расположении всех знаков конца абзаца или даже обо всех пробелах. В этом случае нужно войти в диалог настройки параметров, выйти на вкладку "Вид", найти и сбросить каждый переключатель из группы "Знаки форматирования", не забыв и о переключателе "Все", который чаще всего и устанавливается самопроизвольно.

Ещё здесь есть интересный переключатель "Перенос по границе окна". Если его установить, то навсегда пропадёт проблема обрезанных правых концов строк, которые не умещаются на экране из-за слишком крупного текста или из-за маленького размера окна редактирования. Word будет форматировать текст на экране таким образом, чтобы были видны все буквы. То есть, при необходимости будут сделаны дополнительные переносы строк. Обычно Word делает переносы строк на экране так, как это будет сделано при печати документа на принтере.

Вычитка текста

Устранение опечаток

При наборе текста неизбежны ошибки. Разделим их на грамматические ошибки и опечатки. Опечатки связаны с тем, что палец попал не на ту букву или не на тот знак препинания. Опечатки, сильно нарушающие звучание слова, можно выявить на слух при повторном чтении текста. Но многие опечатки на слух не слышны или почти не слышны. Это некоторые удвоения букв, потеря пробела между словами, перепутывание знаков препинания, которые JAWS обычно не произносит и особенно наличие лишних пробелов. А также путаница с большими и малыми буквами и с такими похожими языками, как русский и украинский.

Некоторые типичные опечатки несложно устранить. Для этого нужно установить курсор на начало текста и провести серию поисков и поисков с заменой. Приведу примеры поиска и исправления некоторых типичных опечаток, выявленных мною при написании этого курса лекций.

1. Заменить два пробела на один пробел, повторять.
2. Заменить пробел и запятую на запятую, повторять.
3. Заменить пробел и точку на точку, повторять.
4. Заменить две точки на одну точку.
5. Заменить две запятые на одну запятую.
6. Поискать запятую с точкой сразу за ней.
7. Поискать точку с запятой сразу за ней.
8. Проверить наличие знака равенства вместо тире.
9. Проверить наличие подчёркивания вместо тире.
10. Проверить наличие подчёркивания вместо плюса.
11. Проверить наличие восклицательного знака вместо кавычки.

Проверка грамматики средствами Word

Все изученные нами в этом курсе возможности Word присутствовали уже в Word 97 и даже ещё в Word 95. Ведь наши требования к Word довольно скромны. Нас больше интересуют базовые возможности Word, и мало интересуют современные визуальные эффекты.

Пожалуй, постоянно растущие возможности по проверке грамматики больше всего побуждают нас пользоваться новыми версиями Word.

Диалог проверки правописания вызывается из меню "Сервис". Проверка начинается с того места в документе, где находится курсор.

Диалог проверки правописания не полностью озвучивается Джозом из-за неполноты его русификации. Ведь настройки Джоза вообще-то создавались в Америке для англоязычной версии Windows.

Диалог проверки правописания имеет небольшое многострочное окно редактирования текста, в котором при открытии диалога находится системный курсор. В это окно выводится текущее предложение, в котором Word обнаружил ошибку. Курсор при этом находится как раз в месте ошибки. Это даёт возможность обследовать подозреваемое на ошибку место, не сдвигая курсора.

Мы можем либо сами исправить ошибку в окне редактирования диалога, либо нажать одну из кнопок диалога, чтобы выполнить какое-нибудь из заготовленных действий.

Среди заготовленных действий обычно есть пропуск данного места в тексте без исправления, изменение текста в соответствии со сделанными нами исправлениями, а также исправление ошибки модулем проверки правописания, если этот модуль знает способы исправления данной ошибки.

Набор и названия кнопок управления диалогом проверки правописания постоянно меняются в процессе работы. Это затрудняет использование ускорителей кнопок. Приходится табулировать к нужной кнопке и нажимать её явным образом при помощи пробела или клавиши"Enter".

После нашей реакции на сообщение об ошибке, Word покажет нам следующее место в тексте документа, где есть подозрение на ошибку. И так будет продолжаться до конца документа.

При проверке правописания хорошо обнаруживаются всевозможные описки. Это слияние двух соседних слов, случайное удвоение букв внутри слов, лишние и неправильно расположенные знаки препинания. Модуль проверки правописания находит слова с описками, потому что не находит эти слова в своём словаре. Конечно, много современных и иностранных слов и сленговых выражений будут восприняты, как ошибки. Радует то, что проверка правописания постоянно повышает своё качество.

Макросы

В общем случае макрос - это небольшая программа на языке Visual Basic for Application (VBA), которая выполняет какие-то действия над документом Microsoft Word. Но в наши планы совсем не входит изучение языка Basic. Мы изучим макросы с другой, довольно оригинальной стороны.

Фирма Microsoft разработала возможность для пользователей Word создавать макросы, не изучая языка Basic. После включения записи макроса Word будет фиксировать все наши действия по активизации пунктов меню, нажатию кнопок в диалогах, заполнению различных полей диалогов или просто нажатию клавиш и комбинаций клавиш. Всё это будет автоматически переводиться на язык Basic и записываться в виде макроса, пока мы не остановим запись макроса.

Мы сможем дать созданному нами макросу имя и прикрепить к нему комбинацию горячих клавиш. Это даст возможность в дальнейшем вызывать макрос на выполнение, выбрав его из списка макросов или нажав закреплённую за ним комбинацию горячих клавиш.

Итак, подведём итог. Последовательность часто повторяемых нами действий по обработке документа Word можно записать в виде макроса. Для вызова макроса на выполнение ему даётся имя. Для ускоренного вызова макроса на выполнение за ним можно закрепить комбинацию горячих клавиш.

В меню "Сервис" есть пункт "Макрос".

По команде "Макросы" будет раскрыт диалог "Макрос", хранящий список доступных нам на данный момент макросов. Из этого списка любой из макросов можно запустить или удалить. Но это - список уже созданных ранее макросов.

По команде "Начать запись" будет вызвана процедура записи макроса. Сразу после этого пункт "Начать запись" будет заменен пунктом "Остановить запись". До момента останова все наши действия будут запомнены в макросе.

Перед непосредственной записью макроса вызывается диалог под названием "Запись макроса". В этом диалоге нужно задать макросу имя (без пробелов), назначить при желании комбинацию клавиш для быстрого вызова макроса. Перед этим можно выбрать, будет новый макрос относиться только к текущему документу Word или будет доступен из всех документов Word, и записать несколько строк комментариев к новому макросу. После закрытия диалога назначения макросу комбинации горячих клавиш начинается непосредственная запись макроса.

При создании макросов необходимо помнить, что в макрос записываются не только нажатия кнопок, клавиш и пунктов меню, но и содержимое всех элементов управления тех диалоговых окон, которые мы проходим на пути записи макроса. Поэтому состояния всех списков, флажков и строк редактирования внутри диалоговых окон должны удовлетворять не только первому вызову макроса, но и должны не вступать в противоречие с задачами макроса при его многочисленных последующих вызовах в других ситуациях. Это говорит о том, что при записи макроса Вы должны помнить обо всём и стараться предусмотреть все возможные ситуации, которые могут возникнуть при дальнейших вызовах макроса.

Рассмотрим для примера создание макроса поиска следующего заголовка любого уровня в тексте документа Word. Такой макрос даст нам возможность быстро перемещаться по тексту лекций нашего с Вами курса. Сделаем следующие шаги.

1. В меню "Сервис" войдём в подменю "Макрос" и активизируем пункт "Начать запись".

2. В окне "Запись макроса" введём "Следующий_заголовок" в качестве имени макроса.

3. Для задания горячей комбинации клавиш нажмём вторую кнопку из группы кнопок под групповым именем "Назначить макрос". Под этой кнопкой написано слово "Клавишам", но Джоз его не читает.

4. В открывшемся диалоге "Настройка клавиатуры" нажимаем комбинацию "Control+H", находясь в строке "Новое сочетание". Нажимаем сначала кнопку "Назначить", а затем - кнопку "Закрыть". Горячая комбинация для вызова макроса назначена, и запись макроса началась.

5. Выдаём команду "Перейти" из меню "Правка".

6. В раскрывшемся диалоге "Найти и заменить" в списке "Объект перехода" выставляем значение "Заголовок". Проверяем, что строка под названием "Введите номер заголовка" пуста. Нажимаем кнопку "Далее". Затем нажимаем кнопку "Закрыть". Диалог "Найти и заменить" закрывается, курсор оказывается на следующем заголовке в тексте документа.

7. В меню "Сервис", подменю "Макрос" активизируем пункт "Остановить запись".

Наш макрос готов. Теперь в любой момент мы можем нажать комбинацию Control+H", и курсор тут же переместиться к следующему заголовку. Таким образом мы за несколько минут можем просмотреть содержание любой из лекций нашего курса. А если создадим аналогичный макрос для перехода к предыдущему заголовку, то сможем быстро перемещаться по тексту и в обратном направлении. А горячей комбинацией для этого макроса я советую Вам назначить комбинацию "Control+Shift+H".

Замечу, что во время записи макроса Вы не сможете никуда подглядывать, поскольку все Ваши действия записываются в макрос. Поэтому Вы хорошо должны знать и помнить все действия, записываемые в макрос.

Пожалуй, на этом наше быстрое знакомство с макросами и закончим. Во всяком случае, понятно, что с макросами вполне можно работать, если проявлять внимательность и осторожность при их записи.

Что осталось нерассмотренным

Справочная система Word устроена и работает абсолютно аналогично справочной системе Windows. Поэтому специально рассматривать её мы не будем.

Конечно, мы рассмотрели только основы работы с редактором Word. Мы не рассмотрели работу с таблицами, сносками, примечаниями, перекрёстными ссылками. Но всё это не так часто применяется в работе начинающих пользователей Word. Получив достаточный опыт в навигации по тексту, форматировании, выделении, копировании текста, одновременной работе в нескольких окнах, вставке текста, файлов, заголовков, оглавления, Вы сможете самостоятельно освоить и все остальные разделы работы с Word.

Читать дальше  Вернуться к оглавлению урока