Автор:	© Никита Цейковец
Дата публикации:	27.06.2010

Сразу после запуска приложения Microsoft Excel создаётся так называемая "рабочая книга", которая в свою очередь состоит из "листов". Изначально рабочая книга состоит из трёх листов, в дальнейшем по необходимости листы можно добавлять или удалять. Каждая рабочая книга - это отдельный файл с расширением *.xls (в MS Office 2007 и 2010 *.xlsx). Одновременно может быть открыто несколько книг, имена которых будут перечислены в меню "Окно". Переключение между несколькими рабочими книгами осуществляется либо через меню "Окно", либо посредством комбинации CTRL+F6/Shift+CTRL+F6. При работе с несколькими книгами может оказаться полезным свернуть временно ненужные в значёк. Эти значки будут располагаться в нижней части окна Excel. Свёртывание книги в значёк осуществляется при помощи комбинации CTRL+F9, а развёртывание - CTRL+F10.

Каждый лист рабочей книги представляет собой таблицу. Он также имеет своё имя, которое по умолчанию состоит из слова "Лист" и его порядкового номера, но данное имя можно изменить, для этого следует в меню "Формат" перейти в подменю "Лист" и там выбрать пункт "Переименовать". Имена всех листов открытой рабочей книги отображаются горизонтально под рабочим полем.

Пользователь программы экранного доступа JAWS for Windows может вывести список всех листов книги по комбинации Shift+CTRL+S.

Визуально лист выглядит как сетка таблицы. Для аналогии можно представить шахматную доску, только очень большую, так как лист состоит из 65536 строк и 256 столбцов. Между листами книги можно последовательно перемещаться при помощи команд CTRL+PageUp и CTRL+PageDown.

Каждый столбец таблицы имеет заголовок в виде одной или двух букв латинского алфавита, а каждая её строка имеет порядковый номер. Заголовки столбцов расположены горизонтально над рабочим полем листа, а номера строк расположены вертикально слева от рабочего поля листа. Любая ячейка табличной сетки принадлежит одному столбцу и одной строке, таким образом, она имеет две координаты: буквенную (по столбцу) и числовую (по строке). При перемещении по любому столбцу, то есть в вертикальном направлении, изменяется числовая координата: чем ниже ячейка, тем больше число. При перемещении по любой строке, то есть в горизонтальном направлении, изменяется буквенная координата: буквы изменяются в порядке латинского алфавита. Например, ячейка может иметь координату "A1", "F15". После буквы "Z" координаты ячеек принимают вид: "AA1", "AF17", "FL10".

Стиль ссылок A1 является самым распространённым и установленным по умолчанию. Однако в Excel также существует и альтернативная система ссылок - R1C1. В этой системе координата ячейки обозначается порядковым номером строки и столбца. После буквы R указывается порядковый номер строки, а после C - порядковый номер столбца. Она имеет преимущество перед A1 в том отношении, что при её использовании более ясно, к какому по счёту столбцу относится та или иная ячейка. Однако использовать эту систему всё-таки не рекомендуется, особенно при корпоративной работе, так как большинство рядовых пользователей, работающих в Excel, даже не подозревают о её существовании. За активизацию системы ссылок R1C1 отвечает соответствующий флажок на вкладке "Общее" в меню "Сервис", пункт "Параметры".

Как уже понятно из сказанного выше, таблица также состоит из элементов более мелкого порядка, в качестве которых выступают "ячейки". Ячейкой таблицы называется прямоугольная клетка, расположенная на пересечении одной строки и одного столбца табличной сетки. Работа с ячейками листа Excel похожа на работу в любом текстовом редакторе. Однако на листе Excel нет привычного для них курсора, вместо этого всегда есть, как минимум, одна выделенная ячейка, то есть на ней находится системный фокус. Ячейка, находящаяся в данный момент в фокусе, называется "активной". В неё можно ввести текстовые данные или формулу, скопировать её содержимое в буфер обмена, установить формат данных, изменить шрифт, а также можно изменять размер ячеек, объединять несколько ячеек в одну и так далее.

Для перемещения по ячейкам рабочего листа существуют следующие клавиатурные команды:

• Перемещение между соседними ячейками - соответствующие направлению курсорные клавиши,
• Вертикальное перемещение по столбцу на несколько десятков ячеек - PageUp (вверх) и PageDown (вниз),
• Горизонтальное перемещение по строке на несколько десятков ячеек - Alt+PageUp (налево) и Alt+PageDown (направо),
• Переход к началу текущей строки - Home,
• Переход в начало листа (левый верхний угол) - CTRL+Home,
• Переход к концу используемой области - CTRL+End,
• Перемещение до края таблицы в любом направлении - End и потом соответствующая курсорная клавиша.

При добавлении к этим навигационным командам клавиши Shift, будет происходить выделение.

Для получения информации о содержимом и координатах активной ячейки в программе экранного доступа JAWS for Windows следует использовать комбинацию Insert+Tab (содержимое и подробные координаты) или Insert+C (только координаты), а в программе NVDA - NVDA+Tab

Для ввода в ячейку какой-либо информации не требуется совершать никаких предварительных действий. Выбрав нужную ячейку, необходимо просто ввести нужное содержимое (текст, число, формулу). Для редактирования ранее заполненной ячейки, необходимо перейти в соответствующий режим. Для этого, следует её активизировать и нажать клавишу F2. После этого появляется текстовый курсор, и отображается её содержимое. Если в ячейке располагается формула, вычисляющая какое-либо значение, то в режиме редактирования отображается код формулы, а не результат её вычисления. С помощью горизонтальных курсорных клавиш и клавиш Home и End можно перемещать курсор по содержимому ячейки. В режиме редактирования с текстом содержимого ячейки можно производить все стандартные действия: печатать и удалять символы, выделять, копировать, вырезать и тому подобное. Для выхода из режима редактирования без сохранения изменений служит клавиша Escape, а для выхода с сохранением изменений следует нажать клавишу Enter, при этом фокус переместится на одну ячейку вниз.

При записи десятичных дробей, дробную часть от целой следует отделять знаком "," (запятая), так как если написать знак "." (точка), то эта запись будет воспринята Excel как дата, а не число. Эта одна из самых распространённых ошибок неопытных пользователей данного табличного процессора, поэтому это полезно твёрдо усвоить с самого начала.

Работа с панелями инструментов в MS Excel по своим принципам и командам аналогична стандартным способам, применяемым в операционной системе Windows. С этой стороны рядовой пользователь не столкнётся с какими-либо проблемами. Команды CTRL+TAB, Shift+CTRL+TAB, навигация по меню, вызываемого по нажатию Alt и прочее, здесь работают также, как и в большинстве Windows-приложений и в частности в Microsoft Word.

Поскольку Excel входит в состав Microsoft Office, то для него также характерны специфические функции, имеющиеся и в других приложениях этого комплекса программ. Например, в Excel также как и в Word существует список отмен действий, который располагается на первой панели инструментов, а приёмы работы с ним аналогичны другим офисным приложениям.

Однако в MS Excel есть и ряд отличий, например, его буфер обмена, который способен хранить в себе до двенадцати объектов.

Панель буфера обмена позволяет выбрать один из двенадцати хранящихся объектов. Чтобы добавить в буфер очередной объект, в роле которого может выступать текст или диапазон ячеек, надо его выделить, а затем, удерживая клавишу CTRL, дважды нажать "C" (CTRL+C+C). Для вставки одного из хранимых в буфере объектов, необходимо выбрать панель буфера обмена, затем курсорными клавишами выбрать из списка требуемый элемент. Для вставки содержимого буфера обмена в документ следует нажать Enter, для удаления какого-либо объекта, находясь на нём, следует в контекстном меню выбрать пункт "Удалить".

Стоит отметить следующий момент: рабочий лист - выглядит как одна большая табличная сетка, но может включать в себя несколько отдельных таблиц с различными данными, кроме того на листе могут располагаться ячейки, не принадлежащие ни одной таблице, содержащие результаты каких-либо вычислений. Таблицей на рабочем листе Excel называется множество заполненных ячеек, не содержащее пустых строк и столбцов. Таким образом, любые две таблицы должны отделяться друг от друга, как минимум, одним пустым столбцом или одной пустой строкой. Таблицу на рабочем листе Excel ещё называют "диапазоном ячеек" или "областью данных". То есть слова таблица, диапазон ячеек и область данных в Excel синонимичны.

Координаты диапазонов записываются следующим образом:

• В случае линейного диапазона, то есть ячеек одной строки или столбца, запись состоит из указания его краёв, разделённых знаком ":" (двоеточие), например, от A1 до A5 в виде A1:A5;
• В случае прямоугольного диапазона, то есть некой прямоугольной области рабочего листа, запись состоит из указания координат левой верхней и правой нижней ячеек, его образующих, например, выделение ячеек A1, A2, B1 и B2 в виде A1:B2.

Электронные таблицы позволяют максимально быстро выполнять обработку содержащихся в них данных. В целом можно выделить три основных вида обработки данных при помощи электронных таблиц:

1. Сортировка,
2. Фильтр,
3. Вычисление.

Практический пример:

Прайс-лист магазина включает в себя перечень товаров и их цену. Сортировкой будет выстраивание списка товаров в алфавитном порядке или в порядке возрастания или убывания их цен. Фильтром будет отсеивание всех товаров, чья цена не превосходит какого-то определённого значения. А вычислением будет расчёт совокупной стоимости всех или нескольких товаров прайс-листа.

При работе с таблицами применяется определённая терминология. Каждый столбец таблицы называется "полем", а каждая строка - "записью".

Практический пример:

"Отсортировать таблицу по второму полю" и "Выбрать из таблицы все записи, где третье поле имеет значение 500". Первое означает, что все строки таблицы необходимо расположить в порядке возрастания или убывания значений второго столбца, а второе о том, что из таблицы необходимо выбрать все строки, в которых третья ячейка содержит значение равное 500.

Существует общепринятая культура составления электронных таблиц, соблюдение которой необязательно, но крайне желательно, особенно если речь идёт о использовании Excel на работе, а не только для личного пользования.

В первой строке таблицы принято располагать заголовки всех столбцов. Иногда возникает необходимость дать названия всем строкам. В этом случае весь первый столбец заполняется заголовками строк. В случае использования таблицы в качестве каталога, принято выстраивать его в вертикальной проекции, то есть перечисление вести сверху вниз, а не слева направо. В общем же случае таблица должна читаться слева направо, сверху вниз.